Le riunioni preparatorie del progetto sono un'opportunità ideale per mettere tutti i membri del team sulla stessa pagina e lavorare verso un obiettivo comune che consenta al project manager di comunicare con tutte le parti interessate e le parti interessate del progetto. Ecco perché tutti dovrebbero essere ben preparati e comprendere la natura del progetto e tutti i suoi aspetti, poiché tutti ti aiuteranno a ottenere il massimo dalla tua discussione con il tuo cliente.
In questo articolo, condivideremo alcuni suggerimenti e strumenti per aiutarti a organizzare una riunione di preparazione di successo con il tuo team. Verificare I tratti della personalità più importanti per diventare un project manager di successo.
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Che cos'è una riunione di preparazione del progetto?
Una riunione di avvio del progetto è il luogo in cui il project manager incontra il team, e talvolta il cliente, per presentare gli obiettivi del progetto, spiegare come raggiungerli e rivedere i ruoli di ogni individuo. Di solito si tiene all'inizio del nuovo progetto, anche se può essere opportuno tenere un altro incontro più avanti nel processo se sorgono nuove barriere o domande.
Questo tipo di incontro ti aiuta ad avviare il tuo nuovo progetto su basi solide comunicando chiaramente cosa ci si aspetta e come misurare i progressi e gli ostacoli che potrebbero presentarsi. In generale, pone le basi per la regolare collaborazione del progetto con tutte le parti interessate. Verificare Le migliori app e strumenti per la pianificazione di riunioni e appuntamenti.
Se queste riunioni sono gestite correttamente, aiutano il project manager ad attuare il progetto con il minor numero di ostacoli possibile ea portare a termine il progetto con successo. Dove le riunioni preparatorie e il loro numero differiscono a livello delle dimensioni e del tipo di progetto.
La riunione preparatoria può essere definita la sessione introduttiva tra il gruppo di lavoro, poiché la maggior parte dei progetti comprende la maggior parte del gruppo di lavoro proveniente da diversi dipartimenti dell'istituzione o un nuovo membro in cui non tutti si conoscono, quindi la riunione preparatoria è un mezzo introduttivo per il gruppo membri, che è uno degli obiettivi della riunione preparatoria.
Vantaggi della conduzione di una riunione preparatoria del progetto
Come accennato in precedenza, le riunioni di preparazione del progetto sono un'opportunità per allineare tutti alla visione e ai ruoli del progetto. Ecco alcuni altri vantaggi notevoli di una riunione di preparazione di successo:
- I progetti funzionano in modo più efficiente quando tutti i membri del team comprendono le proprie responsabilità.
- Le riunioni preparatorie ti mostrano fino a che punto è il tuo team nella comprensione di cosa comporterà il progetto. Questo può aiutarti a identificare eventuali problemi che potrebbero sorgere lungo il percorso.
- Le riunioni preparatorie aiutano a costruire una relazione tra te e il tuo cliente mettendo tutti su un piano di parità all'inizio del processo.
- Pianificare tutto in anticipo riduce la probabilità di modifiche che potrebbero causare potenziali ritardi in seguito durante il progetto.
- Il tuo cliente avrà l'opportunità di fornire feedback e idee preziose prima di andare troppo oltre nel ciclo di vita del progetto.
- Una riunione di avvio di un progetto di successo aumenta la probabilità che il budget e il programma vengano rispettati.
Alcuni consigli per organizzare un incontro preparatorio per un progetto di successo
Di seguito sono riportati alcuni passaggi di base da eseguire durante la preparazione di una riunione di avvio del progetto:
1. Crea l'agenda
L'agenda della riunione fornisce una chiara direzione da seguire, motivo per cui è così importante pianificare e distribuire la riunione prima della riunione preparatoria. La pianificazione anticipata dell'agenda ti aiuterà a rimanere concentrato e sul compito.
Puoi usare un'app per prendere appunti come Evernote Crea un piano di riunione a cui possono accedere tutti i membri. Puoi iniziare da zero o risparmiare tempo con uno Il suo incontro si forma.
Aggiungi tutti i dettagli relativi al progetto dopo aver affrontato le basi, inclusa la durata della riunione e il presidente (responsabile del progetto). Anche se dipenderà dal progetto specifico su cui stai lavorando, ecco alcune idee generali da tenere a mente:
- Saluti e introduzione.
- Una chiara spiegazione di ciò che intendi ottenere durante l'incontro di apertura.
- Lo scopo del progetto.
- Ambito del progetto.
- Vincoli di tempo e budget.
- Rischi noti attuali.
- Elenco di output.
- Discussione aperta e domande.
2. Invita le persone giuste
A questo punto, vuoi concentrarti sull'invitare tutte le parti interessate chiave. Tuttavia, nella tua passione per il lancio della palla, potresti essere tentato di invitare tutti coloro che hanno qualcosa a che fare con il progetto da remoto. Ciò può influire sulla tua riunione, poiché gestire una grande folla sarà molto più difficile. Dovresti includere solo i membri del team che hanno un ruolo importante da svolgere nel progetto (e possono fornire un input prezioso).
Puoi invitare i partecipanti alla riunione via e-mail o, meglio ancora, tramite uno strumento di comunicazione interna come Slack. Puoi utilizzare questo strumento per creare un canale (gruppo) che utilizzerai per condividere l'agenda della riunione e altri documenti correlati in modo che tutti possano vederli prima dell'inizio della riunione. Verificare I migliori strumenti di comunicazione interna per il tuo posto di lavoro.
3. Rendi la riunione interattiva
Rendi interattivo il tuo incontro di apertura fornendo una piattaforma aperta per idee o suggerimenti. L'obiettivo qui è garantire che tutti partecipino attivamente durante l'incontro. Ecco alcune idee su cosa puoi fare:
- brainstorming di gruppo: Questa soluzione funziona meglio se più membri del team hanno la stessa area di competenza. Facendo brainstorming insieme, puoi sviluppare rapidamente le conoscenze delle persone e sviluppare soluzioni creative che aprono la strada al successo.
- Rotazione della presidenza della riunione: Sebbene sia l'ideale per il project manager per facilitare la riunione di apertura, puoi cambiare sedia per evitare di perdere l'attenzione dei membri. Consente a tutti di svolgere un ruolo nella guida di aspetti specifici dell'agenda della riunione o di fare presentazioni, il che può anche aiutare il team a sentirsi più coinvolto nel progetto.
- Richiedi recensioni: Quando introduci qualcosa di nuovo, chiedi ai partecipanti se hanno domande a riguardo in modo che tutti possano esprimere le proprie opinioni durante la riunione. Puoi anche sfruttare questa opportunità per esplorare altre idee o interessi che potrebbero avere in modo che i dubbi non si accumulino nel tempo, una delle principali cause di frustrazione tra le persone coinvolte nel progetto.
Queste tecnologie interattive assicureranno che tutte le parti interessate siano attivamente coinvolte nella riunione di apertura.
4. Chiarire ruoli e responsabilità
Supponendo che tutti comprendano l'intero progetto e la sua idoneità, il passo successivo sarà definire i propri ruoli e responsabilità. Usa questa opportunità per ripetere le discussioni precedenti su ciò che tutti si aspettano l'uno dall'altro. Puoi usare uno strumento online come Asana Creare liste di controllo in modo che tutti sappiano di quali compiti sono responsabili.
Puoi iniziare assegnando elementi di lavoro da completare entro una scadenza concordata e quindi distribuirli ai membri del team. Organizza queste attività in ordine di priorità, elencando per prime le attività più importanti. In questo modo, puoi assicurarti che le scadenze vengano rispettate senza dover fare molti sforzi. Verificare Confronto tra Asana e Jira: quale è meglio nella metodologia Agile?
5. Aggiungi il riepilogo della riunione alla knowledge base interna
Una volta terminata la riunione, trasforma le tue note in un documento ben organizzato per un facile riferimento in futuro. È possibile utilizzare il sito della knowledge base interna come un repository online a cui chiunque nel progetto può accedere facilmente.
In questo modo, puoi sempre fare riferimento alle note della riunione ogni volta che ci sono domande su qualcosa che è stato trattato durante la sessione di apertura. Puoi anche utilizzare la tua wiki per aggiungere aggiornamenti man mano che avanzi nel ciclo di vita del progetto. Verificare Le migliori app di knowledge base per la tua organizzazione.
Dare il tono all'intero progetto con una riunione preparatoria
L'incontro preparatorio è un passo fondamentale in qualsiasi progetto, poiché dà il tono all'intero ciclo di vita del progetto e indirizza tutti i partecipanti nella stessa direzione.
Puoi sfruttare i suggerimenti e gli strumenti di cui sopra per mettere tutti i tuoi stakeholder sulla stessa pagina e aprire la strada a un flusso di lavoro produttivo. È ora possibile visualizzare I migliori consigli per far risaltare i tuoi report di progetto.
