La maggior parte dei dipendenti è così abituata a passare da un'applicazione di lavoro all'altra così frequentemente da sviluppare una memoria muscolare a lungo termine. Sebbene questi strumenti siano convenienti, non sono molto utili.
Il passaggio tra finestre e schede richiede solo pochi secondi, ma si somma a diverse ore alla settimana se si eseguono più app contemporaneamente. La maggior parte dei dipendenti non si rende nemmeno conto di perdere tempo. Per semplificare il flusso di lavoro, spiegheremo le insidie dell'adozione di troppe applicazioni di lavoro in ufficio. Verificare App e siti Web gratuiti per risolvere i problemi comuni dei freelance.
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Cosa causa la necessità di passare da un'app all'altra mentre si lavora?
La tecnologia semplifica le operazioni aziendali e di routine automatizzando varie attività lavorative. Gli strumenti di gestione dei progetti organizzano le responsabilità del team, gli strumenti di monitoraggio del tempo monitorano l'attività dei dipendenti e gli strumenti di pianificazione fissano le scadenze.
Detto questo, le app non possono ancora sostituire completamente lo sforzo umano. L'eccessivo investimento nell'automazione, cosa che fanno molti datori di lavoro, costringe i dipendenti a destreggiarsi tra più applicazioni. Uno studio longitudinale condotto da Co Okta, Inc Il 10% delle aziende statunitensi pubblica più di 199 domande di lavoro. La maggior parte delle persone non è in grado di gestire rapidamente molte piattaforme.
Effetti negativi del passaggio tra troppe applicazioni di lavoro
Alcuni sostengono che il passaggio da una finestra all'altra sia un prezzo piccolo e irrilevante da pagare per l'automazione e la praticità. Dopotutto, l'utente digitale deve adattarsi a un cambiamento crescente e rapido. Sebbene le aziende possano integrare solo software specifici, l'utilizzo di troppe applicazioni aziendali comporta molti svantaggi per i lavoratori. Qui ce ne sono alcuni.
1. Passare da una piattaforma all'altra è una perdita di tempo
Le aziende investono in strumenti di business per risparmiare tempo. Spera che i dipendenti come te possano fare di più scaricando alcune delle loro attività quotidiane. Sì, le applicazioni desktop accelerano i flussi di lavoro. Puoi incorporarlo nella tua routine e ridurre il carico di lavoro, ma l'eccessiva dipendenza si ritorcerà contro.
Passare frequentemente da un'applicazione all'altra fa perdere molto tempo. Invece di cercare di ottenere tutte le piattaforme popolari, dovresti selezionare le app aziendali che affronteranno davvero così tanto tempo perso sul posto di lavoro. Chiedi ai moderatori di limitarsi agli strumenti di base che sono già disponibili. L'acquisto eccessivo di app non fa altro che sprecare risorse aziendali e sottoporre i lavoratori a uno stress inutile.
2. L'archiviazione delle informazioni su più piattaforme interferisce con la sicurezza
Il controllo delle risorse gioca un ruolo importante nella sicurezza informatica. Il modo migliore per prevenire attacchi esterni e interni è monitorare gli utenti che accedono, visualizzano e modificano i file. Nessuno può sapere quando si verificherà una violazione dei dati. Il responsabile IT deve avere accesso in tempo reale a qualsiasi parte dei dati dell'azienda XNUMX ore su XNUMX, XNUMX giorni su XNUMX.
Tuttavia, l'utilizzo di più app rende il monitoraggio più difficile. Tenere traccia delle diverse piattaforme costa enormi risorse, quindi la maggior parte delle aziende preferisce ignorare completamente le applicazioni a bassa priorità.
Tieni presente che questo metodo mette a rischio l'intero sistema di sicurezza dell'azienda. Il criminale informatico di oggi ha le capacità e le risorse tecnologiche per utilizzare in modo improprio informazioni di identificazione personale (PII) obsolete e obsolete. Non eseguire la migrazione dei file aziendali a qualsiasi applicazione che non è possibile monitorare regolarmente. Verificare Che cos'è la gestione del rischio di terze parti e perché è importante?
3. Il passaggio da un'app all'altra interrompe le idee
L'elaborazione di nuove informazioni impedisce di raggiungere uno stato di flusso. Se passi da una piattaforma all'altra più volte al giorno, avrai difficoltà con compiti complessi che richiedono più di pochi minuti di concentrazione.
Il passaggio da una scheda all'altra richiede poco sforzo, ma la navigazione verso attività diverse richiede molto sforzo cognitivo. Il dipendente non è una macchina che elabora automaticamente nuove informazioni. Mostra un rapporto emesso da un sito Psychoreg.org I canali di memoria a breve termine possono memorizzare solo circa sette elementi per 10-60 secondi.
L'approccio migliore è limitare le piattaforme utilizzate per ogni attività. Diciamo che stai scrivendo un articolo. Invece di saltare tra piattaforme e schede per raccogliere informazioni durante la digitazione, trova e raccogli i punti più importanti in anticipo. Verificare Motivi per cui lavorare da casa fa male.
4. L'esecuzione di troppe app in background è dannosa per la funzionalità del dispositivo
Molti processi in esecuzione in background rallentano il dispositivo. Le applicazioni leggere come le applicazioni di messaggistica istantanea e gli strumenti di gestione dei progetti non consumano molta RAM. Tuttavia, l'esecuzione simultanea di applicazioni pesanti come app di fotoritocco, costruttori di siti Web e app di videoconferenza può causare alcuni ritardi.
Devi conoscere i limiti del tuo dispositivo. Blocca le attività che richiedono pesanti applicazioni RAM in modo da poter eliminare alcuni processi in background durante quel periodo. Non solo proteggerai il tuo gadget, ma funzionerà anche più velocemente. Disturbi esterni come il caricamento lento delle pagine e l'app che non risponde rendono difficile concentrarsi, soprattutto se continui a riavviare app non funzionanti. Verificare I problemi tecnici di lavoro remoto più comuni e come risolverli.
5. Ci vuole tempo prima che i nuovi dipendenti familiarizzino con più piattaforme
La preparazione dovrebbe concentrarsi sull'acclimatazione. I modi migliori per accogliere i nuovi dipendenti includono presentazioni del team, formazione approfondita e risorse esplicative. Ma se il tuo capo passa la maggior parte del suo tempo a insegnarti cancelleria, potrebbe inavvertitamente perdere di vista queste attività.
6. Il dipendente può avere difficoltà a ricordare molti pallet
Una cosa è passare da una finestra all'altra, un'altra è padroneggiare le diverse piattaforme che usi ogni giorno. Non tutti gli strumenti sono costruiti allo stesso modo. Mentre puoi imparare rapidamente le piattaforme di comunicazione e le app per prendere appunti, l'utilizzo di piattaforme di gestione dei progetti, costruttori di siti Web e un editor di video, tra le altre risorse complesse, richiede molta pratica.
Studiare più piattaforme ti prosciuga cognitivamente. Se passi ore a perfezionare gli strumenti per l'ufficio, non avrai più energia o capacità intellettuali per il tuo lavoro effettivo, il che ostacola le prestazioni. Verificare I migliori strumenti per migliorare la tua esperienza di lavoro da remoto.
Cosa puoi fare per ridurre la necessità di passare da un'app all'altra?
Avrai più controllo sul tuo flusso di lavoro se sei un lavoratore autonomo. Valuta gli strumenti che utilizzi per automatizzare le attività dei freelance e vedi quali si integrano bene con gli altri che già utilizzi. La maggior parte degli strumenti di gestione ospita applicazioni di terze parti all'interno dello stesso ecosistema.
In alternativa, avrai bisogno del supporto del tuo supervisore se lavori per un'azienda privata. Chiedi di rivedere i rapporti sulle attività del team per i colli di bottiglia del flusso di lavoro. Rimuovi gli strumenti ridondanti, controlla quali piattaforme possono essere eseguite su una piattaforma con licenza e prova efficaci strategie di migrazione dei file. Una volta che hai un argomento forte, invialo al dipartimento appropriato. Verificare Come individuare le dimissioni silenziose nel lavoro a distanza: alcuni suggerimenti.
Elimina le piccole cattive abitudini che ostacolano un flusso di lavoro efficiente
Sebbene le applicazioni possano automatizzare attività specifiche, l'adozione improvvisa di più opzioni ostacola la produttività del flusso di lavoro. Non caricarti di troppi strumenti. Oltre a passare da un'applicazione all'altra, perderai anche tempo in attività inutili come il caricamento di nuove pagine, l'avvio di applicazioni e la migrazione di file.
Per aumentare ulteriormente la tua produttività, continua a valutare le piccole cattive abitudini che causano colli di bottiglia nel flusso di lavoro. Ti suggeriamo di monitorare le tue attività commerciali. Definire le tue attività ti aiuterà a scoprire assassini di produttività nascosti e pericolosi, come la procrastinazione e i social media. Puoi visualizzare ora Motivi per cui lavorare da casa fa male.
