La maggior parte delle aziende ha consentito ai propri dipendenti di lavorare da casa a causa della diffusione della pandemia del virus Corona. Tutte le principali riunioni e discussioni dell'ufficio sono condotte tramite app di videoconferenza.
Attualmente, la videoconferenza è il modo migliore per rimanere in contatto con i tuoi colleghi e condividere rapidamente qualsiasi informazione importante. Tuttavia, dovresti assicurarti di alcune cose prima di iniziare Video chiamata Per sfruttarlo al meglio ed evitare disastri imprevisti.
I migliori suggerimenti e trucchi per le videoconferenze
1. Usa la migliore app per videoconferenze
Devi tenere a mente che per una videoconferenza fruttuosa, devi scegliere saggiamente l'applicazione giusta. Puoi fare riferimento alla nostra lista dei migliori app di videoconferenza e scegli quello più adatto alle tue esigenze.
Un'app di videoconferenza adeguata dovrebbe avere un'interfaccia facile da usare e funzionalità di base come condivisione dello schermo, finestra di chat, ecc. Inoltre, assicurati di utilizzare l'ultima versione dell'app di videoconferenza, poiché potresti perdere alcune funzionalità interessanti e qualsiasi bug le correzioni saranno nella versione aggiornata dall'app.
2. Connessione Internet stabile
Una buona rete non è un lusso ma una necessità quando devi partecipare o condurre una riunione professionale. può causare connessione internet Una larghezza di banda ridotta può causare disturbi visivi e ridurre la qualità del suono. Ciò alla fine porterà a una scarsa comunicazione e influenzerà anche la produttività della riunione.
3. Scopri le funzionalità dell'app di videoconferenza
Prima di avviare una riunione video o di partecipare a una videoconferenza, assicurati di avere familiarità con le funzionalità di base dell'app. Avere una conoscenza adeguata delle prestazioni dell'applicazione ti farà risparmiare tempo durante la videoconferenza e ti semplificherà le cose.
Ad esempio, dovresti sapere come disattivare o riattivare l'audio di una chiamata, le scorciatoie da tastiera necessarie e come utilizzare funzioni come Condivisione dello schermo وlavagna nell'applicazione.
4. Condividi il piano con il team in anticipo
È essenziale che i tuoi colleghi conoscano lo scopo della riunione prima che inizi. Pertanto, la condivisione del piano o della metodologia da seguire prima dell'inizio della riunione assicurerà che le persone che si uniranno alla riunione conoscano la motivazione alla base di ciò.
Puoi condividere il piano come PDF o documento e condividerlo via e-mail o qualsiasi app Per la messaggistica istantanea.
5. La puntualità è la chiave del successo
La puntualità gioca un ruolo importante nella videoconferenza. Per lo più, i partecipanti sono ben informati in tempo su eventuali riunioni programmate. Dovresti provare a partecipare alla videoconferenza all'orario indicato, altrimenti il tuo arrivo in ritardo ritarderà il programma anche per gli altri partecipanti.
Anche la pulizia dell'obiettivo della fotocamera del laptop, della webcam o del telefono cellulare è essenziale prima di partecipare alla riunione, poiché l'eventuale sporco sull'obiettivo può rovinare la presentazione.
Bene, se usi Zoom riunioni Per le videoconferenze, non devi preoccuparti dello sfondo in quanto puoi utilizzare molti sfondi diversi disponibili nell'app. Microsoft Teams ha anche aggiunto una funzionalità simile che ti consente di farlo cambia sfondo.
Inoltre, puoi anche Aggiungi sfondi personalizzati in Zoom Meetings che può aiutarti a personalizzare la schermata della videochiamata in base alle tue scelte.
Un altro punto chiave è che se stai partecipando a una riunione professionale tramite il tuo smartphone, passa alla modalità silenziosa. Le notifiche di chiamate o messaggi possono causare molti disagi in una videoconferenza.
6. Rimuovere le distrazioni
Dovresti assicurarti che una volta che sei pronto per la videoconferenza, lo sfondo dovrebbe essere libero da tutto ciò che potrebbe distrarre i partecipanti. È necessario rimuovere qualsiasi ostacolo nella finestra della fotocamera prima di iniziare o partecipare a una riunione.
7. Usa la giusta illuminazione
Quando si intende partecipare a una videochiamata, è essenziale assicurarsi di essere seduti con un'illuminazione adeguata. Una luce intensa sullo sfondo può confondere la tua webcam e farti apparire più scuro nel video.
Dovresti anche prenderti cura dell'angolazione e della posizione della videocamera mentre partecipi alla videoconferenza. La telecamera deve essere tenuta in una posizione adeguata in modo che i partecipanti possano vedere bene il tuo viso. La tua posizione durante una riunione determina la tua capacità di attenzione, quindi dovresti evitare di sederti o sdraiarti durante una videochiamata e cercare di stare seduto dritto e apparire energico.
8. Abito adeguato
Se devi partecipare a una riunione nel tuo ufficio, non lo farai indossando pantaloncini. La stessa regola vale per la videoconferenza online, dovresti vestirti in modo appropriato prima di partecipare alla videoconferenza perché al tuo capo potrebbe non piacere la tua maglietta multicolore.
9. Etichetta corretta per le videoconferenze
Che si tratti di incontri nella vita reale o tramite videoconferenza online, l'etichetta è assolutamente essenziale. C'è una serie di regole da seguire durante la videoconferenza per renderla professionale e produttiva.
In primo luogo, se l'incontro deve essere registrato, tutti i partecipanti devono essere informati prima dell'inizio. In questo modo, possono evitare qualsiasi conversazione personale una volta che si sono uniti alla riunione.
Un'altra cosa importante da ricordare è che tutti i partecipanti, ad eccezione della persona che parla, devono disattivare il microfono in modo che non si verifichino disturbi. Qualsiasi disturbo può distrarre l'oratore e anche altri ascoltatori.
10. I fusi orari contano, molto!
Può succedere che tu e il tuo cliente apparteniate a paesi e fusi orari diversi. Alcune persone potrebbero seguire il concetto di ora legale (DST) che aggiunge ancora più confusione.
È necessario prestare attenzione ai fusi orari prima di organizzare una riunione o inviare inviti del calendario poiché dovrebbe essere un buon momento anche per gli altri partecipanti. Fusi orari errati possono causare molto caos e questo ostacolerà anche la tua produttività. Verificare Le migliori app e strumenti per la pianificazione di riunioni e appuntamenti.
Puoi seguire i suggerimenti e i trucchi di cui sopra per rendere le tue riunioni più produttive. Questi sono suggerimenti generali che miglioreranno l'esperienza delle persone che lavorano da casa a causa della pandemia di coronavirus.
