utilizzando Microsoft Squadre I membri del team che si trovano in luoghi diversi possono lavorare insieme in remoto senza problemi e aumentare la produttività.
Tuttavia, il team leader dovrebbe supervisionare l'uso di questa piattaforma per prevenire qualsiasi circostanza imprevista come la fuga di dati e l'accesso non autorizzato. Scopri come gestire Microsoft Teams per i team remoti.
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1. Creazione del team e strategia di denominazione
Tutti gli stakeholder chiave devono essere in grado di creare un nuovo team in Microsoft Squadre. Ma questa funzione non dovrebbe essere accessibile a tutti. L'autorizzazione alla creazione del team deve essere limitata all'amministratore, al manager o alle persone che necessitano di questo accesso.
A meno che tu non conosca lo scopo o la funzione della squadra, diventa difficile da gestire. Pertanto, hai una convenzione di denominazione efficace in Azure Active Directory.
La convenzione di denominazione si riferisce a uno stile o una struttura di denominazione coerente che ciascuna squadra seguirà. Lo stile di denominazione ti aiuterà a conoscere la descrizione del team, il lavoro, la regione geografica, il nome del creatore, ecc.
2. Definire un ciclo di vita per dati e messaggi
Avere una politica di conservazione dei dati su misura è essenziale per ogni team. Pertanto, puoi salvare i messaggi per un periodo di tempo specificato e le tue chat e i tuoi messaggi scompariranno automaticamente dopo quel periodo quando non ne avrai bisogno. Analizza i tuoi progetti e imposta di conseguenza il tempo di conservazione dei messaggi.
Dovresti applicare lo stesso processo ai dati del tuo team definendo il ciclo di vita. Secondo Microsoft, il ciclo inizia con la creazione del team e la creazione del canale. A metà ciclo quando il team collabora attivamente. La fine del ciclo significa che il team ha raggiunto la fine della sua vita dopo aver completato i compiti previsti.
3. Regolazione dell'accesso esterno
L'impostazione predefinita per Microsoft Teams consente ai membri del team di altre organizzazioni di accedere ai dati dei contatti. Ti consente anche di organizzare riunioni con terze parti utilizzando Teams o Zoom.
Usa questa impostazione con attenzione per controllare chi può accedere ai dati della tua organizzazione. Puoi bloccare un dominio specifico o sbloccare determinati domini per controllare l'accesso.
Sebbene l'accesso esterno provenga spesso da altri membri dell'organizzazione, l'accesso come ospite si riferisce al consentire a persone esterne all'azienda di accedere ai dati del team. Se la tua attività prevede una stretta collaborazione con clienti o partner esterni, puoi abilitare questa funzione in misura ponderata.
4. Elaborazione della politica di riunione e sms
Microsoft Teams è una piattaforma di comunicazione professionale e meno personale è meglio è. Prendi quindi in considerazione la creazione di criteri di messaggistica e riunione in linea con gli standard organizzativi.
Conferma o blocca l'uso di adesivi, GIF e immagini divertenti non professionali. Puoi anche consentire al sistema di classificazione dei contenuti di identificare qualsiasi sito Web di spam.
Puoi anche consentire agli utenti di modificare o eliminare qualsiasi messaggio inviato, ma tieni presente che potresti dover tenere traccia del messaggio originale. Le riunioni dei team possono anche essere registrate e trascritte.
Tuttavia, è necessario assicurarsi che queste funzionalità siano gestite secondo la politica aziendale e, se si decide di implementare queste azioni, comunicare chiaramente a tutti i presenti cosa aspettarsi. Anche l'accesso diretto alle riunioni dovrebbe essere fornito solo ai membri del team e gli ospiti devono partecipare dopo l'approvazione.
5. Organizzare l'integrazione di applicazioni esterne
In qualità di leader del team, devi essere soddisfatto della funzionalità di integrazione di terze parti senza interruzioni in Microsoft Teams. Ma il fatto che qualsiasi membro possa integrare un'app supportata può diventare una preoccupazione per te. Dovresti mantenere i canali di Microsoft Teams puliti e protetti.
Pertanto, dovresti consentire solo un elenco specifico di app di terze parti a cui è possibile aggiungere l'integrazione. Puoi visitare la pagina Gestisci app dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams per gestire le app personalizzate che desideri consentire per le tue connessioni. Lì puoi anche modificare l'esperienza dell'app di terze parti per i singoli utenti.
6. Controlla chiamate e messaggi
Un amministratore di Microsoft Teams può controllare e controllare la cronologia delle chiamate di qualsiasi membro negli ultimi 30 giorni. È possibile utilizzare i dati del registro delle chiamate, il traffico dati, la qualità della rete, ecc. dell'individuo per risolvere i problemi di connessione che devono affrontare.
Puoi anche accedere ai dati sull'andamento della qualità delle chiamate per gli ultimi 90 giorni nel portale precedente di Skype for Business per avere una panoramica delle prestazioni della rete.
7. Stabilire una base per la classificazione dei dati
La classificazione dei dati è il metodo che fornisce informazioni importanti sul livello di sensibilità dei dati. Con questa classificazione, puoi scoprire dove si trovano i dati sensibili, i relativi fattori di rischio e come i membri del team utilizzano i dati. Per visualizzare facilmente queste informazioni in base alla classificazione, impostare lo schema di classificazione dei dati.
Questo insieme di regole indicherà chiaramente le opzioni disponibili per gli utenti finali. Quindi, stabilisci le regole in un linguaggio di facile comprensione. Quindi le regole di valutazione devono essere applicate da tutti i team Microsoft.
Dopo aver ottenuto lo schema di classificazione, puoi anche creare e implementare DLP, etichette di conservazione e così via.
8. Regole personalizzate di sicurezza e condivisione dei collegamenti
I membri del tuo team hanno bisogno della libertà di includere nuove risorse, ma ciò non dovrebbe mettere a rischio la sicurezza dei dati ad ogni costo. È possibile fornire una soluzione praticabile a questo problema personalizzando le impostazioni di sicurezza di Microsoft Teams in base ai livelli di riservatezza del progetto.
A seconda dello scopo dei dati, puoi aggiungere ulteriori restrizioni, come la disabilitazione della condivisione dei link. Poiché Teams è una piattaforma unificata integrata con altre applicazioni Microsoft 365, è necessario passare attraverso diversi livelli di autorizzazione per eseguire configurazioni in più centri di amministrazione.
Quando gestisci le impostazioni, tieni presente quanto sia importante per ogni squadra trovare le impostazioni giuste.
9. Forma il tuo team sulle politiche di MS Teams
È improbabile che un membro del team da solo scopra il modo migliore per ottenere il massimo da Microsoft Teams. Pertanto, è necessario collaborare per esplorare e crescere mentre si utilizza questa piattaforma. Sia che il tuo team stia per utilizzare Teams per la prima volta, sia che sia passato del tempo, una sessione di allenamento regolare sarà utile.
Lì, le persone possono condividere le loro esperienze di Microsoft Teams con gli altri. Possono anche parlare Eventuali problemi precedenti con Teams E come affrontare questi problemi in modo efficace. Puoi anche scrivere i loro suggerimenti e implementare i possibili suggerimenti.
Collaborazione di squadra senza sforzo
L'uso corretto degli strumenti è la chiave del successo di qualsiasi team o progetto. Pertanto, è responsabilità del team leader far rispettare una serie di regole che regolano il modo in cui i membri comunicano e collaborano.
I suggerimenti di cui sopra ti aiuteranno a garantire che il tuo team utilizzi l'app Teams per comunicare in modo efficace con vari altri membri. Controlla ora da Le migliori app di Microsoft Teams per migliorare la tua comunicazione.
