Quando si tratta di stimare il tempo e di gestire progetti indipendenti, la cosa più importante è tenere traccia dell'orario di lavoro. È importante conoscere bene il tuo progetto per dare con sicurezza ai tuoi clienti una stima realistica di quanto tempo impiegherà un particolare compito.
Dopotutto, non vuoi ritrovarti a sovra o sottocosto i tuoi clienti. Diamo un'occhiata ad alcuni suggerimenti che dovresti tenere a mente mentre lo fai. Verificare Come conciliare un lavoro a tempo pieno e un lavoro secondario senza superlavoro.
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1. Definisci l'ambito del tuo progetto
Il primo passo è assicurarsi di avere una solida comprensione di ciò che il progetto comporterà. Scopri esattamente quali attività, scadenze e budget dovrai affrontare. Avere una comprensione concreta dell'ambito e dei compiti coinvolti ti aiuterà a evitare spese inutili.
Fai attenzione allo scorrimento della portata. Se non stai attento, il tuo progetto probabilmente durerà più a lungo del previsto. Il modo migliore per evitarlo è disporre di una Work Breakdown Structure (WBS) per pianificare tutte le attività in dettaglio, semplificando efficacemente il flusso di lavoro con il cliente. Puoi anche utilizzare il modello Ambito del progetto per questo.
scaricare: Smartsheet (disponibile come file excel)
2. Utilizzare il metodo di stima del tempo
Qualunque sia il prezzo concordato, dovresti cercare di evitare di sottovalutare e sopravvalutare. Molti liberi professionisti tendono a citare le loro tariffe orarie quando determinano il costo del lavoro svolto, ma questo può portare a bollette gonfie o addirittura ridurre il costo del tuo tempo, soprattutto se non si prendono in considerazione le contingenze, i vincoli di risorse e altri fattori . Ecco alcuni modi per stimare accuratamente le ore del progetto:
- giudizio esperto: Ciò è necessario nei casi in cui i dati sono difficili o impossibili da misurare, o quando non sono disponibili specifiche esattamente dettagliate. La chiave per utilizzare questa tecnica è ottenere quante più informazioni e analisi possibili prima di prendere una decisione. È necessario utilizzare questo metodo per definire le attività secondarie e la relativa durata nella fase di stima dello sforzo e di previsione del tempo.
- EquivalenzaUna valutazione simile è una pratica comune che prevede l'utilizzo di progetti con caratteristiche simili come base per la valutazione. Puoi utilizzare l'esperienza precedente, le medie del settore o altre risorse per aiutarti in questo processo. In sostanza, una stima simile utilizza i dati storici di progetti simili per fare una stima.
- Stima a tre punti: questo metodo implica l'identificazione di tutti i possibili scenari (ottimistico, pessimistico e molto probabile), nonché le loro probabilità, e quindi l'elaborazione di una stima finale. Viene più comunemente calcolato utilizzando la tecnica di distribuzione del triangolo o la stima PERT.
Quando si utilizza il metodo della distribuzione triangolare, è possibile prendere la media delle seguenti stime: la stima ottimistica (O), la stima pessimistica (P) e la stima più probabile (M). Quindi, l'equazione di distribuzione del triangolo sarà simile a questa:
E = (O+P+M)/3
PERT sta per Metodo di valutazione e revisione del progetto. È un modello decisionale che aiuta i gruppi a dare priorità al proprio lavoro determinando la quantità di tempo necessaria per completare le varie attività.
Il metodo di distribuzione PERT è superiore alla media ponderata. Dà più peso al risultato più probabile e meno peso ad altri risultati. Questo metodo viene solitamente utilizzato dai project manager per stimare le date di completamento del progetto, poiché tende ad essere più accurato.
L'equazione PERT può essere stimata nel modo seguente:
Distribuzione PERT Beta = (P + O + 4ML) / 6
Seguendo l'esempio sopra, supponiamo che nel caso di lavoro freelance per l'attività A (che sembra essere una campagna di social networking) la stima più ottimistica è di due settimane e lo scenario peggiore è di nove settimane. La stima più probabile è di quattro settimane.
Applicando l'equazione PERT, la stima del tempo approssimativo sarebbe di 4.5 settimane. Usando questo metodo, possiamo anche calcolare la deviazione standard in questo caso per dare ai clienti più tempo per finire. Per il compito A, possiamo esprimerlo come:
Deviazione standard = (PO)/6 = (9–2)/6 = 1.75
Questo arriva a 1.75 nel nostro esempio. Pertanto, possiamo fornire una potenziale finestra di completamento di 6.25 settimane, invece di 4.5 settimane.
- gradimento verso l'alto: Il metodo più semplice (e più accurato) per calcolare le ore di freelance è l'approccio dal basso verso l'alto. Questo approccio suggerisce di iniziare dalle basi stesse della tua WBS, acquisire tutte le spese e quindi sommarle secondo necessità.
Con questo approccio, puoi creare stime accurate partendo dal basso e affrontando tutti i costi nell'ambito del tuo progetto. Ti aiuta a coprire tutti i costi in una volta sola.
3. Calcola la percentuale di palleggio
Dal momento che non tutti i freelance lavorano allo stesso modo, può essere difficile valutare la quantità di tempo che trascorrono a lavorare su un progetto. In questi casi, l'utilizzo del calcolatore del tasso di errore può aiutare a calcolare le stime esatte. Ciò ti aiuta a conoscere il rapporto di tempo più/meno, in modo da poter migliorare le ore di fatturazione.
Ad esempio, se stimi che ci vorranno quattro giorni per completare un progetto, ma ci vogliono solo due giorni, il tuo rapporto di schivata è 2:1. L'obiettivo del rapporto fondente è determinare la velocità con cui puoi spostarti tra le attività del tuo progetto e quanto ritardo hai nella tua pianificazione. Verificare Che cos'è il toolkit freelance? Ecco dove trovarlo.
4. Calcola il tempo di inattività e gli intervalli
Potresti pensare di poter semplicemente sommare le ore che trascorri, ma non funziona davvero. I giorni di ferie e i tempi di inattività dovrebbero essere presi in considerazione nelle ore totali che prevedi di lavorare.
Se non fai delle pause, finirai per stancarti più velocemente del previsto. Se utilizzi strumenti di collaborazione come Slack o Todoist, è importante impostare lo stato di assenza o di assenza dall'ufficio quando fai una vacanza.
Se prendi un giorno libero, tienilo in considerazione mentre calcoli il numero di ore che prevedi di lavorare alla settimana. Se hai avuto un lungo periodo di inattività o una pausa al lavoro, vale la pena notare di includerlo anche tu: aggiungi semplicemente un'ora o due alle tue ore totali ogni settimana. Verificare Come separarsi completamente dal lavoro prima delle vacanze
scaricare: Vertice 42 (disponibile come file excel)
5. Stime di pianificazione, contingenza e revisioni
Uno degli errori più comuni che un libero professionista fa è non calcolare il tempo di pianificazione. Allo stesso modo, le stime di emergenza sono necessarie per tenere conto di circostanze impreviste che possono verificarsi nel corso del progetto, ad esempio i vincoli di risorse.
- pianificazioneAvrai bisogno di tempo per pianificare la tua attività e assicurarti di ottenere tutte le informazioni di cui hai bisogno dai clienti. Ciò è particolarmente importante quando si lavora con clienti che sono nuovi nella tua linea di attività o che non hanno mai lavorato con te prima.
- ا: Avrai bisogno di tempo per attività amministrative come l'invio di fatture o la creazione di account sui social media. Potrebbe anche essere necessario del tempo per seguire i clienti dopo che i progetti sono stati completati.
- Emergenze/Revisioni: Se il progetto richiede più tempo del previsto o se qualcosa va storto, potrebbe essere necessario più tempo per attività amministrative, aggiunte o revisioni.
6. Usa strumenti o app di monitoraggio del tempo
Il monitoraggio del tempo è un ottimo modo per comprendere meglio quanto tempo dedichi a ciascun progetto. Puoi utilizzare strumenti come modelli di pianificazione del progetto o modelli di pianificazione e app di monitoraggio del tempo per assicurarti di disporre dei dati corretti sul tempo necessario per completare le attività.
Scoprirai anche che l'impostazione di un sistema di monitoraggio del tempo, come la tecnica Pomodoro, ti aiuterà ad aumentare la produttività, tenere traccia dei tuoi progressi e assicurarti di rispettare le scadenze. Verificare App di monitoraggio del tempo per smettere di perdere tempo e aiutarti a utilizzarlo al meglio.
7. Rivedi le tue stime finali
Hai terminato il tuo preventivo, ora è il momento di fare il preventivo finale. Una delle cose che dovrai fare qui è rivedere le tue stime. Controlla se alcune attività sono state rimosse dal voto. In tal caso, aggiungi quelle ore extra alla stima finale. L'uso di una varietà di modelli di gestione dei progetti può essere d'aiuto.
Se hai una stima dal tuo cliente, rivedila per assicurarti che i numeri siano entro limiti ragionevoli. Se c'è una discrepanza tra le tue due stime, chiedigli maggiori dettagli su ciò che vuole e come vuole farlo. Verificare Alcuni avvisi sui clienti difettosi di cui ogni libero professionista dovrebbe essere a conoscenza.
Valuta e gestisci accuratamente le tue ore fatturabili
L'argomento delle ore di progetto è un argomento controverso per ogni libero professionista, poiché ognuno avrà il proprio prezzo (basato su esperienza, competenza in materia, requisiti del cliente, ecc.) e metodologia di risoluzione dei problemi.
Se stai pianificando di calcolare le ore di lavoro che devono essere pagate, conoscere questi suggerimenti e trucchi sarà inestimabile. Ci auguriamo che ti faccia risparmiare tempo e denaro per il tuo prossimo progetto e renda l'intero processo meno stressante. Verificare Come gestire i quattro pilastri della produttività: suggerimenti e strumenti per utilizzarli.
