Le riunioni online sono diventate indispensabili sul posto di lavoro, sia che tu lavori da casa o in ufficio. Sebbene sia indubbiamente conveniente, in quanto può connettere le persone a livello locale e globale, quanto possono essere produttive?
Ci sono molte sfide che devono essere superate per garantire che le riunioni online siano veramente efficaci e valgano il tuo tempo. Fortunatamente, puoi creare un ambiente di riunione più collaborativo con il giusto set di strumenti.
Esistono molti strumenti diversi che puoi utilizzare per le riunioni online. Alcuni sono gratuiti e altri sono a pagamento. Ma indipendentemente dallo strumento che utilizzi, ci sono alcuni strumenti di base necessari per organizzare riunioni online di successo. Di seguito, tratteremo alcuni strumenti essenziali per riunioni online produttive. Verificare Le migliori alternative di zoom gratuite per videoconferenze e riunioni online.
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1. Zoom per riunioni online simultanee o istantanee
Una riunione online produttiva non sarebbe possibile senza l'utilizzo di una delle migliori applicazioni di videoconferenza per il lavoro a distanza. Con una vasta gamma di strumenti virtuali che offrono varie caratteristiche e funzioni per le riunioni, si distingue Zoom Con un'interfaccia facile da navigare e semplice.
Ciò non significa che Zoom manchi di funzionalità potenti, in quanto offre funzionalità video, audio, registrazione e condivisione dello schermo di alta qualità.
Non è tutto; Puoi anche utilizzare la funzione "Sfondo virtuale" di Zoom per cambiare lo sfondo, che può tornare utile se hai uno spazio di lavoro disordinato. Zoom supporta anche l'integrazione con altri popolari strumenti di produttività come Slack, Google Calendar e Asana, semplificando la creazione di un ambiente virtuale collaborativo.
2. Telaio per riunioni asincrone
Cosa succede quando non riesci a riunire tutti contemporaneamente per una riunione online? Questa è una delle sfide di lavoro a distanza più comuni affrontate dai team che lavorano in diversi fusi orari.
Una soluzione efficace a questo problema potrebbe essere quella di avere riunioni asincrone, che non richiedono che le persone siano online contemporaneamente. Inoltre, le riunioni online asincrone sono generalmente più produttive in quanto è possibile fornire scambi e discussioni più ponderati senza interruzioni.
Fortunatamente, esistono diversi strumenti di videochiamata asincrona che puoi utilizzare nelle tue riunioni virtuali. Uno di essi è Telaio , che ti consente di registrare video e condividerli con i membri del tuo team a tuo piacimento. Questo è l'ideale per creare tutorial passo-passo o inviare feedback ai membri del team senza dover pianificare una riunione. Verificare Che cos'è un eccesso di presenza digitale e come puoi superarlo?
3. Krisp per eliminare il rumore di fondo durante le riunioni
Il rumore di fondo ostacola la produttività sul posto di lavoro in molti modi, soprattutto durante le riunioni virtuali. Che si tratti del tuo cane che abbaia, del tuo bambino che piange, di progetti di costruzione fuori dalla tua finestra o di colleghi che chiacchierano in sottofondo, il rumore può essere una distrazione durante le riunioni virtuali.
Crisp È uno straordinario strumento di cancellazione del rumore basato sull'intelligenza artificiale che può aumentare la produttività delle tue riunioni online eliminando il rumore di fondo indesiderato. Puoi utilizzare Krisp per assicurarti che la tua voce sia chiara, ridurre le distrazioni e creare un ambiente di lavoro più produttivo.
Inoltre, Krisp è compatibile con alcuni degli strumenti di comunicazione online più diffusi, tra cui Microsoft Teams, Zoom, Skype e altri.
4. Camo per usare il tuo smartphone come webcam
Una volta risolto il problema uditivo sotto forma di rumore di fondo, rivolgiamo la nostra attenzione a un problema visivo comune durante le riunioni virtuali. La maggior parte delle persone utilizza computer con webcam integrate scadenti per le videoconferenze. Camo È la scelta ideale se stai cercando di migliorare la qualità delle tue videochiamate e avere un aspetto più professionale durante le riunioni online.
Se hai familiarità con Continuity Camera di Apple, che consente ai proprietari di Mac di utilizzare il proprio iPhone come webcam, Camo fa lo stesso per gli utenti macOS, Windows, iOS e Android. Tutto quello che devi fare è scaricare Camo sul tuo smartphone e computer e associare entrambi i dispositivi utilizzando un cavo USB o tramite una connessione wireless scansionando un codice QR.
Una volta che il tuo dispositivo è associato, puoi personalizzare le impostazioni in base alle tue preferenze e iniziare a usarlo con le app di videoconferenza più diffuse come Zoom per le tue riunioni online. Verificare I problemi tecnici più comuni del lavoro a distanza e come risolverli.
5. Cal Friendly per pianificare le riunioni
Un'altra sfida che sicuramente dovrai affrontare è come convincere i tuoi colleghi o clienti a partecipare alle tue riunioni online al momento giusto per ogni partecipante? Sottolineiamo che trascorri molto tempo inviando e-mail o effettuando chiamate per scoprire qual è il momento migliore per tutti. Cal amichevole È un'efficace opzione di pianificazione delle riunioni online che può aiutarti ad automatizzare il processo di pianificazione, in modo che tu possa concentrarti su scambi produttivi di idee con i tuoi clienti o colleghi.
Pianificare riunioni e attività con Cal Friendly è semplice. Tutto quello che devi fare è creare un tipo di evento, dalle riunioni individuali a quelle di gruppo. Scegli il nome, il luogo, la descrizione, la durata e la data dell'evento.
Dopo aver inserito tutti i dettagli necessari, puoi condividere il link via email con i tuoi invitati per far loro scegliere l'orario migliore in base alla tua disponibilità. Sotto Alcuni consigli amichevoli per aiutarti a migliorare nel prendere appuntamenti.
6. Otter.ai per registrare le tue riunioni
Uno dei modi migliori per assicurarsi che le riunioni online siano produttive è registrare tutti i punti chiave discussi durante la sessione. Tuttavia, prendere appunti manualmente durante una sessione attiva può essere difficile, specialmente durante una lunga riunione o quando si ascoltano discussioni veloci. Ecco dove potrebbe essere Otter.ai utile in esso.
Otter è un assistente alle riunioni basato sull'intelligenza artificiale che registra l'audio e trascrive il parlato in testo in tempo reale. Puoi utilizzare Otter per registrare riunioni online in tua assenza, creare riepiloghi, acquisire diapositive nelle tue note e trovare informazioni pertinenti con ricerche per parole chiave.
Con Otter, puoi concentrarti sul rendere le tue riunioni virtuali più coinvolgenti e produttive fornendoti note e note generate dall'intelligenza artificiale. Verificare Le migliori applicazioni di intelligenza artificiale per migliorare la tua vita che puoi scaricare sul tuo telefono.
7. Trello per trasformare le note della riunione in attività fruibili
Gli incontri fungono da piattaforma per lo scambio di idee e la discussione di strategie e soluzioni. Ma cosa succede dopo che la riunione è finita? Come ti assicuri che tutti i piani e le strategie discussi durante la riunione si trasformino in attività attuabili? Puoi usare Trello per organizzare i tuoi progetti
Trello è un'app di gestione dei progetti basata su Kanban che può aiutarti a organizzare le tue attività personali e professionali. È ideale per i team che desiderano una panoramica visiva dei progetti creando schede per ogni progetto e schede per attività specifiche all'interno di un progetto.
È quindi possibile impostare date di scadenza, assegnare attività ai membri del team e allegare file relativi all'attività. Ciò trasforma le note della riunione in attività facilmente attuabili. Verificare I migliori modi creativi per sfruttare appieno Trello.
Migliora le tue riunioni online con questi strumenti essenziali
Senza gli strumenti giusti, le tue riunioni online possono trasformarsi rapidamente in un pasticcio di calendario e un evento che richiede tempo. Tuttavia, puoi utilizzare questi strumenti per automatizzare le attività ripetitive, registrare e riepilogare le conversazioni, trasformare le note delle riunioni in attività utilizzabili, tra le altre cose. Tutto ciò ti aiuterà a ottenere il massimo dalle riunioni del tuo team virtuale e ad assicurarti che siano coinvolgenti e produttive. Puoi visualizzare ora Strumenti per rendere più produttive le tue riunioni online.
