La maggior parte delle aziende, comprese le organizzazioni governative e le organizzazioni senza scopo di lucro, utilizza Microsoft Excel per preparare i propri budget. Excel offre loro la flessibilità, la familiarità e la facilità di raccolta, ordinamento, gestione e analisi dei dati per i dettagli di budget e previsione.
Ma Excel è l'app giusta per il budget aziendale? Scopriamo i pro ei contro dell'utilizzo di Excel come app per il budget per rispondere a questa importante domanda. Verificare Come risolvere l'arresto anomalo di Microsoft Excel durante il copia e incolla: metodi efficaci.
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Vantaggi della preparazione di un budget aziendale in Excel
Microsoft ha lanciato Excel nel 1985 come opzione per la gestione dei fogli di calcolo. Secondo un sondaggio condotto dalla società Centage Corporation Tuttavia, la maggior parte dei CFO (quasi l'88%) utilizza ancora fogli di calcolo per preparare i propri budget aziendali. Questo la dice lunga sull'utilità fornita dall'app. Ma perché Excel è così popolare come opzione di budget per le spese aziendali? Scopriamolo.
1. Tutti sanno già come usare Excel
In un modo o nell'altro, la maggior parte dei laureati ha utilizzato Excel durante i propri studi. Il che porta a chiarire quanto sia versatile l'app e che quasi tutti conoscono le basi per usarla. Poiché la maggior parte dei tuoi dipendenti ha familiarità con le basi della gestione dell'interfaccia di Excel, tutto ciò di cui hanno bisogno è una semplice spinta nella giusta direzione e gestiranno senza problemi le finanze della tua azienda.
Impostando il budget in Excel, risparmierai tempo e risorse che altrimenti potrebbero essere spesi per la formazione, particolarmente utile se gestisci una piccola impresa o una startup con risorse limitate.
2. Excel è economico e accessibile
Quasi tutti hanno una copia di Microsoft Excel. Se la tua azienda richiede che più persone partecipino al processo di definizione del budget, puoi condividere l'accesso con chiunque disponga di una copia di Excel senza acquistare licenze aggiuntive. Quando possibile, le piccole imprese dovrebbero evitare la procedura guidata del budget aziendale perché può comportare molti costi. Verificare Come creare un bilancio in Microsoft Excel.
3. Puoi personalizzare i tuoi fogli di calcolo Excel
Nelle aziende, in particolare nelle startup, la possibilità di personalizzare è una caratteristica molto utile e necessaria perché le diverse fasi di sviluppo di un'impresa richiedono approcci diversi. Uno dei maggiori vantaggi dei fogli di calcolo Excel rispetto ad altre applicazioni di budgeting è che il potere è nelle mani degli utenti.
Excel è un'applicazione piuttosto complessa ma offre flessibilità ai suoi utenti sotto forma di molte caratteristiche e funzioni. Una volta comprese le funzioni di Excel, puoi praticamente fare qualsiasi cosa, dalla preparazione di un budget aziendale all'analisi finanziaria e alla visualizzazione di grafici. Puoi anche creare funzioni, macro e modelli di budget personalizzati in Excel per soddisfare i requisiti unici della tua azienda.
Contro di preparare un budget aziendale in Excel
Come qualsiasi altra cosa, Excel ha la sua giusta dose di limitazioni quando si tratta di composizione del budget aziendale.
1. Richiede tempo ed è soggetto a errori
La preparazione di un budget per le spese aziendali in Excel richiede l'inserimento manuale dei dati. Dal momento che fa così tanto affidamento sullo sforzo umano, gli errori sono praticamente inevitabili. La probabilità di tali errori aumenta con il volume e la complessità dei dati inseriti, portando a false proiezioni di budget e proiezioni di entrate volatili.
Nelle aziende multimilionarie, un semplice errore di battitura o un errore di calcolo può costare milioni di dollari. Prendi un esempio TransAltaUn semplice errore di copia e incolla è costato all'azienda 24 milioni di dollari. Le aziende spesso rivedono e correggono i problemi nei loro fogli di calcolo Excel per prevenire tali rischi, che costano loro tempo prezioso, fatica e costi.
2. Problemi di scalabilità per set di dati più grandi
Excel, essendo economico e accessibile da qualsiasi utente, offre alle piccole imprese una bassa barriera all'ingresso con utilità e funzionalità impeccabili. Tuttavia, man mano che l'azienda cresce, i dati richiesti per il budget e le previsioni aumentano in modo esponenziale. Excel spesso non è in grado di gestire grandi quantità di dati contenenti molte funzioni e macro ed è probabile che rallenti o addirittura si blocchi. VerificareCome diventare uno specialista di data entry.
3. Mancanza di accesso basato sui ruoli e problemi di sicurezza
I file Excel possono essere facilmente condivisi con chiunque disponga di una copia dell'applicazione, mettendo a rischio le informazioni aziendali riservate. Mentre puoi proteggere i file Excel con una password, ma la password deve essere condivisa con le persone interessate durante la preparazione del budget.
Excel non fornisce l'accesso basato sui ruoli, quindi chiunque abbia una password può accedere all'intero foglio di calcolo. Questo può essere un grave problema di conformità per la maggior parte delle aziende.
Excel è l'app giusta per le tue esigenze di budget aziendale?
Excel ha i suoi vantaggi come applicazione dedicata al budget delle spese aziendali, ma è una buona idea investire in un'applicazione di budget aziendale se si verificano problemi. Le aziende più grandi potrebbero avere difficoltà a utilizzare Excel come unica soluzione di budget.
Il consolidamento dei dati, la formattazione, la sicurezza e i problemi di collaborazione sono solo alcuni dei problemi che le organizzazioni di grandi dimensioni possono incontrare durante la definizione del budget in Excel. Tuttavia, se lavori ancora in una piccola impresa o in una startup con parti mobili limitate, Excel può essere un'opzione di budget versatile, economica ed efficace.
Se stai utilizzando Excel per preparare il tuo budget aziendale ma sei ancora bloccato con le nozioni di base, prendi in considerazione l'apprendimento di alcuni corsi di livello avanzato per migliorare il tuo processo di budget aziendale. Puoi visualizzare ora Come imparare velocemente Microsoft Excel: i migliori consigli.
