Con la crescente necessità di comunicazione remota e gestione delle riunioni online, le app per la pianificazione delle riunioni sono diventate uno strumento essenziale per il lavoro e l'apprendimento a distanza. L'utilizzo di un'app per la pianificazione delle riunioni ti aiuterà a impostare le chiamate con altre persone in modo efficace, sia che tu stia lavorando in team o per te stesso.
Daremo un'occhiata alle app gratuite che ti consentono di pianificare riunioni e forniremo una guida completa su come utilizzarle e sfruttare al massimo le loro funzionalità. Esploreremo le opzioni disponibili e forniremo suggerimenti su come scegliere l'app giusta per le tue esigenze personali o aziendali. Se stai cercando modi per organizzare le tue riunioni online in modo efficiente ed efficace, questo articolo ti fornirà le indicazioni necessarie per scegliere l'applicazione appropriata e come utilizzarla in modo efficiente. Verificare Le migliori app di calendario che forniscono la pianificazione AI per organizzare il tuo programma personale.
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1. Invia facilmente collegamenti alle riunioni con Calendly
È probabile che sia Calendly L'app gratuita per la pianificazione delle riunioni più popolare ed è popolare per un motivo. È incredibilmente facile da usare e altri utenti possono prenotare videochiamate e appuntamenti con te nell'orario che preferiscono. Di conseguenza, eliminerai molti avanti e indietro che altrimenti potrebbero farti perdere tempo.
La registrazione a Calendly richiede solo pochi minuti e puoi utilizzare il tuo account Google o Microsoft. L'applicazione supporta cinque lingue: inglese, tedesco, portoghese, spagnolo e francese.
Gli utenti possono prenotare chiamate con te tramite il collegamento Calendly. Inoltre, puoi modificare l'orario di lavoro settimanale in cui sei disponibile per incontrare altri. Verificare Gli strumenti essenziali di cui hai bisogno per rendere produttive le tue riunioni online.
Come impostare il tuo orario di lavoro settimanale con Calendly
Prima di invitare altri alle riunioni, dovresti impostare l'orario di lavoro preferito. Ecco come farlo:
- Fai clic su "Disponibilità" e seleziona la scheda "Programmi".
- Annota gli orari in cui sei disponibile ogni giorno. Se ti prendi determinati giorni liberi, puoi deselezionarli.
- Fare clic sull'icona Aggiungi
Come invitare le persone a prenotare una telefonata con te
Una volta modificato l'orario di lavoro, sei pronto per prenotare riunioni con altri. Hai due opzioni. Il primo è modificare il modello di riunione predefinito in Calendly:
- Seleziona i tipi di eventi.
- Fare clic sull'icona Impostazioni
e seleziona Modifica.
- Seleziona i dettagli dell'evento.
- Modifica la durata, il nome dell'evento e qualsiasi altra cosa che ritieni debba essere modificata. Quindi premere Salva e chiudi.
- Clicca su copia link Condividi la tua riunione con chiunque desideri parlare.
In alternativa, puoi progettare una riunione da zero:
- Vai a Tipi di eventi -> Nuovo tipo di evento.
- In Crea un nuovo tipo di evento, scegli il tipo di riunione che desideri ospitare.
- Personalizza il tuo evento e seleziona Continua.
- Clic Condividi -> Copia collegamento Incolla il collegamento con la persona con cui desideri prenotare un incontro.
- Clicca su Fatto Quando finisci. Puoi trovare la tua riunione nella home page Tipi di eventi. Con il piano gratuito di Calendly, puoi avere solo un tipo di evento attivo alla volta.
Se vuoi massimizzare il tuo utilizzo di Calendly, dai un'occhiata Questi suggerimenti di Calendly Per aiutarti a migliorare la pianificazione.
Scarica: Calendly per iOS | Android (Acquisti in-app gratuiti disponibili)
2. Organizza riunioni utilizzando Google Calendar
È molto semplice pianificare la tua settimana Google CalendarPuoi pianificare facilmente le riunioni direttamente tramite l'app. Il luogo in cui ospiti le tue videochiamate dipende da te. Preparare Google si incontrano Un'opzione semplice, ma puoi anche aggiungere un collegamento a Zoom o alla tua app per conferenze preferita. Sebbene Calendly sia la soluzione migliore se hai bisogno che altre persone prenotino regolarmente lo stesso tipo di riunioni con te, Google Calendar funziona bene per eventi occasionali.
Per utilizzare Google Calendar come pianificatore di riunioni, devi prima registrarti per un account Google tramite account.google.com Se non hai già un account. Una volta che hai un account Google, segui questi passaggi per pianificare una riunione in Google Calendar.
- Clicca su Crea -> Evento.
- Aggiungi il titolo della riunione e connettiti a Google Meet se utilizzerai questa app. Se prevedi di utilizzare un'app di videoconferenza diversa, aggiungi il collegamento alla riunione in modo che altri possano partecipare facilmente. Aggiorna invece l'evento utilizzando il collegamento più vicino all'ora.
- Invita i tuoi ospiti e aggiungi tutti gli allegati richiesti.
- Personalizza tutto ciò che ritieni necessario. Fai clic su "Salva" una volta che sei soddisfatto dell'aspetto del tutto.
Scarica: Google Calendar per iOS | Android (Gratuito)
3. Gestisci lead e altri progetti con HubSpot
Puoi utilizzare HubSpot per accelerare la tua carriera nel marketing, ma l'app dispone anche di un eccellente strumento gratuito per la pianificazione delle riunioni. Come Calendly, puoi registrarti con il tuo account Google o Microsoft.
Sebbene l'app sia destinata principalmente agli imprenditori e ai dipendenti, puoi utilizzare lo strumento di pianificazione delle riunioni per più scenari, come chattare con i tuoi colleghi su un compito universitario. Hai anche la possibilità di scegliere avatar personalizzati se vuoi mostrare la tua creatività.
Ecco come utilizzare lo strumento di pianificazione delle riunioni di HubSpot:
- Vai a Studioso dell'incontro HubSpot e seleziona Inizia gratuitamente.
- Completa le domande iniziali che HubSpot ti farà. L'operazione non dovrebbe richiedere più di cinque minuti.
- Attendi che HubSpot configuri il tuo account.
- Individuare Collega il calendario E comunica i dettagli del tuo calendario.
- Con la versione gratuita di HubSpot, puoi utilizzare un software di pianificazione delle riunioni prima di dover eseguire l'aggiornamento. Noterai che un account è già stato creato per te al momento della registrazione. Passa il mouse sopra nella sezione Riunioni e seleziona Modifica.
- Nella scheda Panoramica personalizzare il nome, il luogo e la descrizione della riunione. Puoi anche aggiungere un collegamento a una videoconferenza e invitare altri. Fare clic su "Salva" quando viene visualizzata la finestra pop-up.
- Fare clic sulla scheda "Riunione". Qui puoi modificare la finestra di disponibilità e le opzioni di durata. Inoltre, hai la possibilità di scegliere il tuo fuso orario. Ancora una volta, fai clic su "Salva" quando viene visualizzata la finestra pop-up.
- Fare clic sulla scheda Automazione e abilitare l'interruttore accanto a Conferma email. È utile anche abilitare la notifica automatica del promemoria prima della riunione per garantire che nessuno perda la chiamata.
- Torna alla scheda Riunioni, passa il mouse sulla riunione appena modificata e seleziona Copia collegamento. Invia il collegamento a tutti coloro che desideri invitare.
Scarica: HubSpot per iOS | Mac | Windows | Android (Gratuito)
4. Organizza le tue riunioni e pianifica con Notion Calendar
Se ti piace usare NozioneDovresti considerare l'utilizzo Calendario delle nozioni Per gestire il tuo tempo. All'interno dell'app hai anche la possibilità di pianificare riunioni. Puoi vedere quando dovrebbero tenersi le tue riunioni tramite la barra degli strumenti del tuo computer e l'app supporta anche 12 lingue, tra cui norvegese, finlandese, coreano, giapponese, tedesco e inglese.
Ecco i passaggi per creare una riunione in Calendario delle nozioni:
- Fare doppio clic sul periodo di tempo per il quale si desidera pianificare una riunione.
- Assegnare il tempo e aggiungere indirizzi e-mail per i partecipanti.
- Scegliere App per videoconferenze Quello che preferisci (se applicabile) tramite la scheda "Conferenze" prima di aggiungere eventuali collegamenti, documenti e descrizioni richiesti.
- Personalizza altre impostazioni, ad esempio se impostare un promemoria prima della riunione, e tocca un punto qualsiasi dello schermo per completare il programma della riunione.
Puoi anche utilizzare lo strumento Condivisione disponibilità (tocca S Sulla tastiera o seleziona Condividi la disponibilità) Se vuoi che le persone sappiano quando possono prenotare un incontro con te.
Scarica: Calendario delle nozioni per iOS | Mac | Windows (Gratuito)
Qual è la migliore app per pianificare le riunioni?
Ciascuna delle app per la pianificazione delle riunioni menzionate andrà a vantaggio di diversi tipi di utenti. Se hai già concordato l'orario e la data della riunione, Google Calendar e Notion Calendar sono ottime opzioni per organizzare i dettagli più fini. Puoi anche utilizzare entrambe le app per vedere come queste riunioni si inseriscono nel contesto più ampio della tua giornata.
Ma se hai bisogno di uno strumento che consenta ad altri utenti di prenotare riunioni con te, lo strumento di pianificazione delle riunioni di Calendly e HubSpot sono opzioni migliori. Preparare HubSpot Ottimo se hai bisogno di uno strumento per scopi professionali, anche se può funzionare anche nella tua vita personale. Calendly è un'ottima app all-in-one, particolarmente adatta a imprenditori individuali e dirigenti di alto livello. Puoi visualizzarlo ora Che cos'è il toolkit freelance? Ecco dove trovarlo.
